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渋谷学習センター多目的ホールの催事予約

◆ 多目的ホールを発表会・講演会・公演・展示などの催事で準備から片付けまで含めて4時間(連続2コマ)以上使用する場合は、同一年度に一団体につき1回分の早期予約が可能です。

 1 多目的ホールの催事予約(早期予約)ができる団体等

 学習センター利用登録団体(団体IDが必要です。登録には2週間程度かかります)

※ 同一年度分(4月から翌年3月までの1年間に使用する分)に対して1団体につき1回分のみ予約できます。

※ 複数団体の合同催事の場合は同様事業1件につき1回分のみ予約できます。(この場合、1団体としての別の催事予約はできません)

2 多目的ホールの催事予約の申し込み

1) 申込期間

 (1)市民等の団体、社会教育関係団体又は公共的団体の場合

利用月の5ヶ月前の月の初日から4ヶ月前の月の末日まで

 (2)市外団体(市内在住・在勤者が構成員の1/2未満)等(1)以外の場合

利用月の4ヶ月前の月の初日から末日まで

 (開始日が休館日の場合は翌日から、終了日が休館日の場合は前日まで)

 (受付時間は午前8時30分から午後5時までです)

2) 手続き

● 渋谷学習センターの3階事務室受付で予約状況を確認し「多目的ホール早期予約催事申請書」を提出してください。

● 申込受付は先着順ですが、申込期間の初日の受付開始時間(8:30)までに3階事務室受付に来館された場合は同着と見なして協議又は受付順の抽選を行います。(公用の予約を1年前から受け付けている場合もありますのでご了承ください)

● 申請に必要な情報は、概ね次のとおりです。

(1) 申請団体(団体名、団体ID)…利用者登録カードを持参してください。

(2) 申請者名(氏名・電話番号)

(3) 代表者名(氏名・電話番号)

(4) 使用人数(催事開催時の予定人数)

(5) 催事の種類 (講演・展示・公演・発表など)

(6) 催事名(催事のタイトル)

(7) 関係団体(主催・共催団体、実行委員会構成団体、協力団体等の団体名・ID)

(8) 使用日(休館日は使用不可)

(9) 使用時間帯 (初日=使用開始コマ、中間日=全コマ、最終日=終了コマ)

(10) 使用内容(準備・催事・片付けの区分)

(11) 催事開催時間(開演時間、終演時間)

(12) 入場料等(1人あたりの入場料・参加費・実費等の徴収額)

(13) 設備・備品 (持ち込み機材の有無、施設設備・備品の使用有無)

(14) 有償配布(催事に関連した物品の有償配布には別途届出が必要)

※機材(電源容量の大きいものや立会いの必要なもの等)の持ち込み・接続等がある場合には別途打合せの日時を指定します。

● 後日予約システムに渋谷学習センターが入力しますので、必ず予約システム画面で内容をご確認ください。

● 予約システム画面では「仮予約」となります(使用料の支払い後に「本予約」と表示)。

3) 使用料の支払い(抽選予約・随時予約の場合と同じです)

● 随時予約開始日(使用月の3ヶ月前の12日)以降、使用当日の使用時間前(夜間使用の場合には午後5時)までに使用料の支払いをお願いします。

● 使用初日の3日前(休館日の場合はその前日)の午後5時までに仮予約キャンセルの手続きがない場合は使用料が生じますので、緊急に使用できなくなった場合でも使用当日の受付時間内までに支払いのため必ず来館願います。

4) キャンセル

● 使用初日の3日前の午後5時までに申請書控を持参して来館、又は申請書控の下欄(キャンセル欄)に日付・キャンセル申込者名を記入して渋谷学習センターへFAXしてください。ただし、既納の使用料は返還できません。

 

3 使用上の注意

1) 禁止事項

(1) 粘着テープ類(弱粘性を除く)・画鋲等の壁・床・備品等への使用

(2) 喫煙、火気使用、危険物・不衛生物品・動物(介助犬を除く)等の持ち込み

(3) 即売・販売・営利勧誘(催事に関連した物品の有償配布は事前に届出が必要)

(4) 可動席使用時の飲食

(5) 未承認の施設・設備・器具等の使用

(6) 未承認の看板・ポスター等の掲示・宣伝

(7) 承認目的外の使用、権利譲渡、転貸

(8) 騒音・暴力等の迷惑行為及びその誘発・助長

2) 使用者側で行っていただくこと

(1) 会場設営、物品の搬入・搬出、来場者の案内・誘導・受付・連絡、会場の復元・清掃

(2) 使用中の物品等の管理(盗難・破損等については、当学習センターでは一切責任を負いません。また、使用期間外の保管はできません。)

(3) 消耗品の用意(設備・備品の使用については、申し込み手続きの際、当学習センターへ相談願います)

(4) 一般来場者への「徒歩または公共交通機関の利用」の周知(専用駐車場はありません。ビル内の民間駐車場をご利用ください)

(5) 使用期間中における点検、開錠・施錠、点検報告(利用報告書提出)

(6) 照明・音響等の施設設備・備品の準備・操作(使用方法等については当学習センターへ相談願います)

(7) 施設・設備・備品等の破損・紛失時の費用負担

(8) その他催事に必要な業務の一切

 

関連資料

配置図  PDFファイル

問い合わせ

渋谷学習センター
   住所 大和市福田2021-2(IKOZA 3階)  案内図
   電話 046-267-2027(午前8時30分〜午後9時30分) 
   FAX 046-268-4564
   休館日 毎月最終月曜日(休日の場合には前週の月曜日)・12月29日〜1月3日

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